Ochrana osobných údajov
Informácie o spracúvaní osobných údajov
v zmysle NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
I. Naše identifikačné a kontaktné údaje
Osobné údaje dotknutých osôb spracúvame ako prevádzkovateľ „VEK NÁDEJE“, Zariadenie sociálnych služieb Nové Zámky, Šoltésovej 5302/2 Nové Zámky, IČO: 00655341, č. tel: 035/6414 068, e-mail: info@veknadeje-nz.sk.
II. Kontaktné údaje našej zodpovednej osoby
Výkonom dohľadu nad spracúvaním osobných údajov sme poverili zodpovednú osobu, na ktorú sa môžete s otázkami ochrany vašich osobných údajov kedykoľvek obrátiť, a to:
- poštou: na adrese sídla prevádzkovateľa „VEK NÁDEJE“, Zariadenie sociálnych služieb Nové Zámky, Šoltésovej 5302/2 Nové Zámky
- telefonicky: 0948 268 523,
- e-mailom: zodpovednaosoba@amso.sk
III. Externí dodávatelia
Pri spracúvaní osobných údajov spolupracujeme s externými dodávateľmi, ktorými sú: IReSoft, s.r.o., Cejl 37/62, Brno; PolyStar, s.r.o., Slovenská 13 A, Nové Zámky; PROMYS soft, s.r.o. nám. M.R. Štefánika 582/29B, Myjava; IK PYRO s.r.o., Pod Lipami 61, Nové Zámky.
IV. Účely spracúvania osobných údajov
S cieľom transparentného poskytovania informácii dotknutým osobám si vás dovoľujeme oboznámiť o spracúvaní osobných údajov, a to pre nasledujúce účely spracúvania:
- poskytovanie sociálnych služieb,
- účtovná agenda,
- správa registratúry,
- prezentácia organizácie
- sťažnosti
- agenda uchádzačov o zamestnanie
- prevádzka fanúšikovskej stránky Facebook
IV.1. Poskytovanie sociálnych služieb
Za účelom poskytnutia sociálnej služby spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:
- fyzická osoba – čakateľ,
- fyzická osoba – súdom ustanovený opatrovník čakateľa,
- žiadatelia o uzatvorenie zmluvy,
- prijímateľ sociálnej služby a ich zákonní zástupcovia, príp. súdom ustanovený opatrovník žiadateľa,
- dieťa žiadateľa,
- lekár, zúčastnené fyzické osoby, zamestnanec,
- fyzická osoba, ktorá platí úhradu za prijímateľa sociálnej služby.
Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame činnosti spracúvania:
- Vedenie zoznamu čakateľov na poskytnutie služby (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa trvalého, príp. prechodného pobytu, dátum narodenia, štátne občianstvo, podpis, výška príjmu, ďalšie osobné údaje obsiahnuté v ostatných čakateľom predložených dokumentoch).
- Uzatvorenie zmluvy o poskytovaní sociálnej služby (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa má poskytovať sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; druh sociálnej služby a formu sociálnej služby; deň začatia poskytovania sociálnej služby a čas poskytovania sociálnej služby; potvrdenie o príjme a doklady o majetkových pomeroch fyzickej osoby, ktorej sa má poskytovať sociálna služba, a osôb, ktorých príjmy sa s ňou spoločne posudzujú a spoločne započítavajú; meno a priezvisko fyzickej osoby – súdom ustanovený opatrovník klienta, dátum narodenia a adresu jej pobytu).
- Uzatvorenie zmluvy o platení úhrady za sociálnu službu (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, číslo OP alebo cestovného pasu, adresa trvalého pobytu, podpis).
- Vedenie registra obmedzení (spracúvame napríklad meno, priezvisko a dátum narodenia, spôsob a dôvody obmedzenia prijímateľa sociálnej služby, dátum a čas trvania tohto obmedzenia, opis okolností, ktoré viedli k obmedzeniu prijímateľa sociálnej služby, s uvedením príčiny nevyhnutného obmedzenia, opatrenia prijaté na zamedzenie opakovania situácie, pri ktorej bolo nevyhnutné použiť obmedzenie; meno, priezvisko a podpis lekára; meno, priezvisko a podpis sociálneho pracovníka, ktorý sa k použitiu obmedzenia písomne vyjadril a popis zranení, ktoré utrpeli zúčastnené fyzické osoby).
- Platenie úhrady za poskytovanú službu (spracúvame napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia).
- Vedenie evidencie prijímateľov sociálnej služby (spracúvame napríklad meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, dátum, odkedy je im poskytovaná sociálny služba).
- Vedenie ošetrovateľskej starostlivosti (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa poskytuje sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; rodné číslo, zdravotný stav, diagnózy, druh služby).
- Individuálne plánovanie (spracúvame napríklad meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej sa poskytuje sociálna služba, dátum narodenia a adresu jej pobytu; rodné číslo, zdravotný stav, diagnózy, druh služby).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je:
- Čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Bez spracúvania osobných údajov nie je možné pristúpiť k plneniu predmetu zmluvy.
- Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov našou zákonnou povinnosťou, napríklad zmysle zákona č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov. Bez spracúvania osobných údajov si nemôžeme plniť povinnosti, ktoré nám ukladajú osobitné zákony.
Prípadné poskytovanie osobných údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú:
- Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, príslušný úrad práce, sociálnych vecí a rodiny, vyššie územné celky, Sociálna poisťovňa a.s., príslušné zdravotné poisťovne,
- poskytovatelia zdravotnej starostlivosti, školské zariadenia, daňové úrady,
- Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky a ďalšie orgány verejnej moci.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu poskytovania sociálnych služieb uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad: rozhodnutia o poskytovaní starostlivosti v zariadení sociálnych služieb - 5 rokov; rozhodnutia o odňatí sociálnej služby, o zastavení poskytovania sociálnej služby, o znížení alebo zvýšení úhrady za poskytnutú sociálnu službu, o umiestnení - 5 rokov; rozhodnutia o zastavení konania - 10 rokov; dohody o úhrade za sociálnu službu - 5 rokov; zmluvy o poskytovaní finančného príspevku na úhradu nákladov za sociálnu službu, prevenciu, poradenstvo, sociálnoprávnu ochranu - 10 rokov; evidencia sociálnych dávok - 10 rokov; poradovník žiadateľov o umiestnenie - 10 rokov; nástup prijímateľa sociálnej služby do zariadenia - 10 rokov; evidencia ukončenia pobytu v zariadení - 10 rokov; evidencia zmlúv o úschove - 10 rokov; kniha obyvateľov - 10 rokov; žiadosti o umiestnenie - 5 rokov.
IV.2. Vedenie účtovnej agendy
Za účelom preukázateľne vedeného účtovníctva spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:
- zamestnanci/bývalí zamestnanci,
- dodávatelia a ich zamestnanci,
- klienti alebo ich zástupcovia.
Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame aj tieto činnosti spracúvania:
- Spracovanie faktúr (spracúvame názov organizácie, titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefonický kontakt).
- Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov (spracúvame napríklad názov organizácie, titul, meno, priezvisko, emailová adresa, telefonický kontakt, číslo bankového účtu).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je:
- Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov našou zákonnou povinnosťou, a to napríklad v zmysle zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov; zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov. Bez spracúvania osobných údajov si nemôžeme plniť povinnosti, ktoré nám ukladajú osobitné zákony.
Prípadné poskytovanie údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú: Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, príslušný daňový úrad a iný oprávnený subjekt.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu vedenie účtovníctva uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad: kniha faktúr – 10 rokov; knihy pohľadávok a záväzkov – 5 rokov; faktúry dodávateľsko – odberateľské – 5 rokov; bankové doklady – 10 rokov; pokladničné doklady - 10 rokov.
IV.3. Správa registratúry
Za účelom správy registratúry spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:
- fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie,
- majiteľ elektronickej schránky a ním určené oprávnené osoby,
- dotknuté osoby, ktorých osobné údaje sú archivované v zmysle zákona o archívoch a registratúrach.
Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame aj tieto činnosti spracúvania:
- Evidencia prijatej a odoslanej pošty (spracúvame titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo).
- Komunikácia prostredníctvom elektronickej schránky (spracúvame rodné číslo, titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo, rozsah oprávnení).
- Vyraďovanie dokumentov (spracúvame osobné údaje údaje v rozsahu archivovaných dokumentov).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je:
- Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov našou zákonnou povinnosťou, napríklad v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Govermente). Bez spracúvania osobných údajov si nemôžeme plniť povinnosti, ktoré nám ukladajú osobitné zákony.
Prípadné poskytovanie údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú: Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky a iný oprávnený subjekt.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu správy registratúry uchovávame v rôznych lehotách, v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to napríklad: korešpondencia bežná – 3 roky; korešpondencia významná - 5 rokov; doručovacie hárky, zošity a evidencia poštových zásielok - 3 roky.
IV.4. Prezentácia organizácie
Za účelom prezentácie organizácie spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:
- klient – prijímateľ sociálnej služby,
- návštevníci,
- zamestnanec prevádzkovateľa.
Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame tieto činnosti spracúvania:
- Zverejňovanie fotografií a ostatných informácií týkajúcich sa dotknutej osoby (spracúvame fotografiu, meno, priezvisko a ostatné informácie týkajúce sa života dotknutej osoby v našom zariadení).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je dobrovoľný súhlas.
Prípadné poskytovanie údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti spracúvame osobné údaje v spolupráci s poskytovateľom nášho webhostingu a poskytovateľom sociálnej siete Facebook.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje spracúvame počas troch rokov od udelenia súhlasu alebo do odvolania súhlasu. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.
IV.5. Sťažnosti
Za účelom prešetrovania sťažností spracúvame osobné údaje týchto dotknutých osôb:
- fyzické osoby - sťažovatelia
- zástupca sťažovateľa
- pracovníci prevádzkovateľa
- ostatné fyzické osoby, ktorých údaje sú nevyhnutné pre vybavenie sťažnosti.
Aby sme dosiahli vytýčený účel spracúvania, s osobnými údajmi vykonávame aj tieto činnosti spracúvania:
- Prijatie a zaevidovanie sťažnosti, prešetrenie sťažnosti, kontrola vybavenia sťažnosti a pod, (spracúvané napríklad titul, meno, priezvisko, podpis,adresa trvalého pobytu, e-mailová adresa na doručovanie, telefonický kontakt a ďalšie osobné údaje zistené alebo predložené pri vybavovaní sťažnosti).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov našou zákonnou povinnosťou, napríklad v zmysle zákona č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach a zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok). Bez spracúvania osobných údajov si nemôžeme plniť povinnosti, ktoré nám ukladajú osobitné zákony.
Prípadné poskytovanie údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti poskytujeme osobné údaje príjemcom, ktorými sú:
- orgány verejnej správy a iné osoby, v rámci poskytovanej súčinnosti;
- iný správny orgán;
- sťažovateľ a iné fyzické osoby, ktorých sa sťažnosť týka.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu prešetrovania sťažností uchovávame v zmysle nášho schváleného registratúrneho plánu a poriadku, a to 10 rokov.
IV.6. Agenda uchádzačov o zamestnanie
Ak sa chcete stať súčasťou nášho kolektívu, potom vaše osobné údaje budeme spracúvať výhradne za účelom výberu zamestnancov v rámci prebiehajúceho obsadzovania voľnej pracovnej pozície, pričom vykonávame tieto činnosti spracúvania:
- získavanie a evidencia žiadostí o prijatie do zamestnania počas obsadzovania voľnej pracovnej pozície (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa, telefonický a emailový kontakt, údaje o vzdelaní a ďalšie osobné údaje obsiahnuté v životopise, v motivačnom liste a v ostatných uchádzačom predložených dokumentoch).
- realizácia pracovného pohovoru (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, údaje o vzdelaní a ďalšie osobné údaje obsiahnuté v životopise, v motivačnom liste a v ostatných uchádzačom predložených dokumentoch a údaje získané počas pohovoru s uchádzačom).
- uchovávanie žiadostí o prijatie do zamestnania po ukončení výberového konania (spracúvame napríklad titul, meno, priezvisko, adresa, telefonický a emailový kontakt, údaje o dosiahnutom vzdelaní).
Právny základ spracúvania
Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je:
- Čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy. Bez spracúvania osobných údajov nie je možné pristúpiť k plneniu predmetu zmluvy.
- Čl. 6 ods. 1 písm. c) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, kedy je spracúvanie osobných údajov našou zákonnou povinnosťou, napríklad v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. zákonník práce, zákona č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov. Bez spracúvania osobných údajov si nemôžeme plniť povinnosti, ktoré nám ukladajú osobitné zákony.
- Čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov, ktorým je súhlas so spracúvaním v prípade zaradenia osobných údajov uchádzačov do databázy. Pričom poskytnutý súhlas je možné kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Poskytovanie osobných údajov príjemcom
S ohľadom na zásadu zákonnosti osobné údaje poskytujeme len výberovej komisii.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje budeme spracúvať počas trvania výberového konania. V prípade, ak nám udelíte svoj súhlas so spracúvaním, počas doby platnosti udeleného súhlasu, a to 1 rok.
IV.7. Prevádzka fanúšikovskej stránky Facebook
Prostredníctvom sociálnej siete Facebook, na ktorej máme umiestnenú našu fanúšikovskú stránku prezentujeme naše aktivity. Spoločnosť Meta Platforms Ireland Limited (je spolu s nami tzv. spoločným prevádzkovateľom, a to vo vzťahu k spracúvaným osobným údajom, keďže nám poskytuje rôzne štatistiky. Za účelom plnenia požiadaviek všeobecného nariadenia o ochrane údajov sa môžete oboznámiť s dodatkom prevádzkovateľa k štatistikám stránky a s dodatkom o prevádzkovateľoch.
K spracúvaniu osobných údajov dochádza tak, že spoločnosť Meta Platforms umiestni do vášho počítača alebo iného zariadenia, prostredníctvom ktorého navštívite našu fanúšikovskú stránku tzv. cookies. (Cookies predstavuje krátky text – alfanumerický reťazec, ktorý je uložený na koncovom zariadení návštevníka našich internetových stránok. Technológiu cookies využíva v dnešnej dobe množstvo prevádzkovateľov webových stránok a stala sa tak úplne bežnou.) Tieto zostávajú aktívne počas dvoch rokov, ak nie sú vymazané. Vzhľadom na to, že takto spracúvané osobné údaje môžu byť spracúvané aj spoločnosťou Meta Platforms, Inc., so sídlom v USA, môžu byť osobné údaje predmetom cezhraničného prenosu do tretích krajín, a to v režime štandardných doložiek, v zmysle čl. 46 všeobecného nariadenia o ochrane údajov a v režime rámca ochrany pre prenos osobných údajov do USA.
Všetko o tom, ako Meta Platforms spracúva cookies sa môžete dočítať v zásadách používania súborov cookies.
V prípade využívania nástrojov Facebook (ako sú napríklad tlačidlá „to sa mi páči“ alebo „zdieľať“), vystupuje Meta Platforms ako náš sprostredkovateľ alebo samostatný prevádzkovateľ. Nižšie prinášame dokumenty, prostredníctvom ktorých sa môžete oboznámiť, ako spoločnosť Meta Platforms chráni a spracúva osobné údaje:
- Dokument s názvom “Podmienky zabezpečenia údajov” Tento dokument popisuje minimálne bezpečnostné normy, ktoré spoločnosť Meta Platforms prijala a udržiava pre ochranu spracúvaných údajov.
- Dokument s názvom “Firemné nástroje Meta”. Tento dokument obsahuje prehľad osobných údajov, ktoré sú získavané a prenášané spoločnosti Meta Platforms, a to v závislosti od konfiguračných firemných nástrojov.
- Dokument s názvom “Európsky dodatok k prenosu údajov spoločnosti Meta”.
- Dokument s názvom “Ďalší sprostredkovatelia údajov reklám spoločnosti Meta”. Dokument obsahuje údajov ďalších sprostredkovateľov, ktorých Facebook zapája do spracúvania osobných údajov.
V. Práva dotknutej osoby
Ako dotknutá osoba máte tieto práva:
- Vyžadovať prístup k vašim osobným údajov, to znamená že máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
- Vyžadovať opravu vašich osobných údajov, to znamená že prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
- Vyžadovať vymazanie vašich osobných údajov, to znamená, že máte právo nás požiadať o vymazanie vašich osobných údajov.
- Vyžadovať obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov, to znamená, že za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
- Namietať spracovanie vašich osobných údajov.
- Vyžadovať prenositeľnosť vašich osobných údajov.
Keď máte pochybnosti o zákonnosti spracúvania vašich osobných údajov môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, to znamená, že ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 2 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, dataprotection.gov.sk.